Prelucrarea datelor și subprocesatori

Acest acord de prelucrare a datelor (DPA) face parte din Termeni și se aplică datelor personale pe care organizația client („Operatorul”) le introduce în HONEYMAP Business OS. Pentru acestea, furnizorul HONEYMAP („Persoana împuternicită”) acționează exclusiv pe baza instrucțiunilor documentate ale Operatorului — configurările, acțiunile utilizatorilor și regulile de automatizare aprobate de acesta.

Pentru datele contului și facturarea abonamentului, HONEYMAP este operator independent (vezi Politica de confidențialitate). La cerere, DPA poate fi semnat și separat, din aplicație: Suport → Date personale → „Acord de prelucrare”.

Scop: furnizarea platformei de administrare a societății — găzduire, stocare, calcul, raportare, generarea documentelor și transmiterea lor la instrucțiunea Operatorului. Durata: contractul plus perioada necesară exportului și ștergerii.

Operații: colectare, înregistrare, organizare, stocare, consultare, modificare, arhivare, export, transmitere la instrucțiune, ștergere.

• Resurse umane — angajați, candidați, colaboratori: identificare (inclusiv CNP), contracte, funcție, salarizare, concedii, documente de personal. Pot exista date privind sănătatea (concedii medicale) — categorie specială, art. 9 GDPR.
• Guvernanță și conformitate — asociați, administratori, mandatari, beneficiari reali: identificare, participații, mandate.
• Financiar, comercial, contabilitate — persoane de contact ale clienților/furnizorilor, persoane fizice facturate: nume, contact, adresă, cont bancar, tranzacții.
• Stocuri, producție, active, flotă — gestionari, șoferi, utilizatori ai bunurilor: nume, atribuiri, istoric.
• Documente — orice categorie inclusă de Operator în fișierele încărcate.
• Utilizatori — membrii organizației: nume, email, roluri, jurnal de activitate.

• Prelucrează datele numai la instrucțiunea Operatorului și îl informează dacă o instrucțiune pare să încalce legea.
• Asigură confidențialitatea: personalul cu acces tehnic este obligat la confidențialitate; accesul la datele de business nu este implicit, iar la CNP și salarii este blocat tehnic pentru operatorii platformei.
• Aplică măsurile de securitate de la punctul 6.
• Sprijină Operatorul în răspunsul la cererile persoanelor vizate, prin funcții de export, rectificare și arhivare și prin cereri în aplicație (termen de 30 de zile).
• Sprijină Operatorul la evaluări de impact și consultări cu autoritatea.
• Pune la dispoziție informațiile necesare demonstrării conformității și permite audituri rezonabile, cu notificare prealabilă.

Operatorul acordă o autorizare generală pentru utilizarea subprocesatorilor de mai jos. Fiecare are obligații contractuale de protecție a datelor cel puțin echivalente cu cele din acest acord.

Orice subprocesator nou este anunțat pe această pagină și utilizatorilor titulari cu cel puțin 30 de zile înainte; Operatorul poate obiecta motivat și, în lipsa unei soluții, poate înceta contractul fără penalități.

• Izolarea datelor fiecărei organizații la nivelul bazei de date, verificată prin controale automate de lansare.
• Drepturi de acces pe roluri și niveluri (organizație, societate, unitate, proiect); niveluri de confidențialitate pentru documente, aplicate și la stocarea fișierelor.
• Criptare în tranzit; parolele serverelor de email criptate; chei de integrare stocate doar sub formă de amprentă (hash).
• Jurnal de audit generat automat, care nu poate fi modificat de utilizatori; fără date despre beneficiarii reali în jurnal.
• Fără ștergeri fizice ale înregistrărilor de business — arhivare cu păstrarea istoricului; versiuni de documente nemodificabile.
• Automatizări fără inteligență artificială, din module revizuite, cu aprobare separată de autor și posibilitate de oprire imediată.
• Copii de siguranță automate și proceduri de restaurare.

HONEYMAP notifică Operatorul fără întârzieri nejustificate după ce ia cunoștință de o încălcare a securității datelor, cu informațiile disponibile (natura, categoriile și numărul aproximativ de persoane, consecințe, măsuri), pentru ca Operatorul să poată notifica ANSPDCP în 72 de ore, când este cazul.

Transferurile în afara SEE se fac doar pe baza deciziilor de adecvare sau a clauzelor contractuale standard ale Comisiei Europene, cu evaluarea riscurilor și măsuri suplimentare.

La încetarea contractului, Operatorul își exportă datele din aplicație. La cererea sa expresă, HONEYMAP șterge datele organizației și confirmă în scris, cu excepția celor pe care legea impune păstrarea lor. Copiile de siguranță se suprascriu în ciclul normal de rotație.

Cererile de export, ștergere, semnare DPA sau întrebările privind subprocesatorii se trimit din aplicație, la Suport → Date personale, sau prin pagina Contact. Răspundem în cel mult 30 de zile.