Termeni și condiții

Prezenții Termeni reglementează relația dintre furnizorul HONEYMAP Business OS („Furnizorul”, datele de identificare fiind cele de pe factura emisă) și organizația care creează un cont și utilizează platforma („Clientul”).

Obiectul îl constituie punerea la dispoziție, în regim software-as-a-service (SaaS), a unei platforme integrate care acoperă activitatea unei societăți pe toate zonele: guvernanță corporativă, documente și arhivă, conformitate și termene legale, sarcini, resurse umane, financiar și facturare, contabilitate, comercial (oferte, comenzi, aprobări), stocuri și producție, active, flotă și mentenanță, integrări și automatizări.

Prin crearea contului și bifarea acordului, persoana care se înregistrează declară că are dreptul să angajeze organizația în numele căreia acționează.

• Organizație — spațiul de lucru izolat al Clientului, căruia îi aparțin abonamentul, datele și limitele.
• Societate — entitate juridică (persoană juridică) administrată în cadrul organizației; o organizație poate avea mai multe societăți (grup).
• Unitate de business / proiect — subdiviziuni interne utilizate pentru raportare și drepturi de acces.
• Utilizator — persoană fizică invitată în organizație, cu cont personal și roluri atribuite.
• Titular (Owner) — utilizatorul care deține controlul organizației; titularul se schimbă doar prin transfer explicit.
• Modul — zonă funcțională a platformei, inclusă sau nu în planul ales.
• Date ale Clientului — orice informații introduse, încărcate sau generate de Client în platformă.

Contul de utilizator este personal și nu poate fi partajat. Un utilizator poate face parte din mai multe organizații; accesul la fiecare este verificat separat.

Clientul administrează singur membrii, rolurile și permisiunile. Drepturile se acordă pe niveluri (organizație, societate, unitate de business, proiect). Clientul răspunde de acțiunile utilizatorilor pe care i-a invitat și trebuie să retragă imediat accesul persoanelor care nu mai colaborează cu el.

Clientul păstrează confidențialitatea datelor de autentificare și anunță Furnizorul fără întârziere în cazul oricărei suspiciuni de acces neautorizat.

Furnizorul acordă Clientului un drept neexclusiv, netransmisibil și limitat la durata abonamentului de a utiliza platforma pentru nevoile proprii ale organizației și ale societăților sale, în limitele planului (număr de utilizatori, societăți, spațiu de stocare, execuții de automatizări etc.).

Este interzis: revânzarea sau sublicențierea fără acord scris; copierea, decompilarea sau ingineria inversă; testarea de securitate fără acord; încercarea de a accesa datele altor organizații; încărcarea de programe malițioase; utilizarea platformei pentru activități ilegale, spam sau evaziune fiscală.

Platforma este un instrument de lucru. Calculele, rapoartele, declarațiile și documentele sunt generate pe baza datelor și configurărilor Clientului. Clientul (și, după caz, contabilul, expertul sau consultantul său) rămâne singurul responsabil pentru verificarea și utilizarea lor.

• Financiar, facturare și contabilitate — facturi, TVA, e-Factura, jurnale, SAF-T (D406), D300, D394, D390, închideri de lună. Clientul verifică datele înainte de transmiterea către ANAF și răspunde de conformitatea fiscală.
• Resurse umane — persoane, contracte de muncă, acte adiționale, COR, concedii, REGES. Clientul răspunde de legalitatea actelor de muncă și de transmiterea la termen în registrele oficiale.
• Guvernanță și conformitate — societăți, asociați, beneficiari reali, mandate, obligații și termene. Termenele calculate sunt orientative; Clientul confirmă termenele legale aplicabile.
• Comercial, stocuri și producție — oferte, comenzi, aprobări, gestiuni, mișcări de stoc, consumuri, evaluare la cost mediu. Clientul răspunde de corectitudinea inventarierii și a documentelor justificative.
• Active, flotă și mentenanță — registre de active, inventariere, lucrări de mentenanță; Clientul răspunde de evidența contabilă a mijloacelor fixe.
• Documente — arhivă cu niveluri de confidențialitate și versiuni; Clientul stabilește cine are acces și termenele de păstrare.
• Automatizări și integrări — reguli și scripturi aprobate de Client (autorul nu își poate aproba singur versiunea, cu excepția organizațiilor cu un singur membru) și chei API. Clientul răspunde de efectele regulilor pe care le activează și de păstrarea cheilor.

Datele de referință preluate din surse publice (cursuri BNR, nomenclatoare ANAF, salariul minim, COR) sunt furnizate ca atare; Furnizorul depune diligențe pentru actualizarea lor, fără a garanta lipsa întârzierilor din partea surselor.

Planurile, prețurile și modulele incluse sunt cele afișate pe pagina Prețuri la momentul comenzii. Prețul și condițiile se fixează pe comanda (proforma) emisă și nu se modifică retroactiv.

Prețurile sunt afișate fără TVA. TVA se stabilește la facturare conform Codului fiscal: client din România — TVA românesc; persoană juridică din UE cu cod de TVA valid — taxare inversă; persoană fizică din UE — conform regulilor aplicabile; client din afara UE — fără TVA românesc. Dacă Furnizorul nu este înregistrat în scopuri de TVA, documentele menționează regimul special de scutire (art. 310 Cod fiscal).

Plata se face prin transfer bancar pe baza proformei sau prin alte metode afișate. După confirmarea încasării, abonamentul se activează pentru perioada plătită (lunar sau anual) și se emite factura fiscală. Reînnoirea pe același plan se adaugă perioadei rămase.

Comenzile neplătite pot fi anulate de Client. Sumele plătite pentru perioade începute nu se restituie, cu excepția cazurilor prevăzute de lege sau a culpei Furnizorului.

Organizațiile noi pot beneficia de o perioadă de test gratuită, o singură dată, cu limitele afișate. Furnizorul poate refuza sau încheia perioadele de test create abuziv (conturi multiple pentru aceeași entitate).

La expirarea testului sau a abonamentului, ori la trecerea pe un plan inferior, datele nu se șterg. Se blochează doar adăugarea de înregistrări noi peste limite; consultarea și exportul rămân disponibile, iar reactivarea redă accesul complet.

Datele Clientului aparțin exclusiv Clientului. Furnizorul le prelucrează doar pentru furnizarea serviciului, conform Acordului de prelucrare a datelor (pagina „Prelucrarea datelor”). Clientul poate exporta oricând datele în formate uzuale (CSV, PDF, XML pentru declarații).

Platforma, codul, designul, marca HONEYMAP și documentația aparțin Furnizorului. Clientul nu dobândește alte drepturi decât cele de utilizare prevăzute aici.

Istoricul nu se șterge: înregistrările se arhivează, iar jurnalul de audit al modificărilor nu poate fi modificat, pentru a asigura trasabilitatea cerută de legislația fiscală și contabilă.

Furnizorul depune eforturi rezonabile pentru funcționarea continuă a platformei, cu copii de siguranță automate. Lucrările de mentenanță planificate se anunță în avans, când este posibil.

Suportul se acordă prin secțiunea „Suport” din aplicație. Funcționalitățile pot fi îmbunătățite sau modificate; eliminarea unei funcționalități esențiale incluse în planul plătit se anunță cu cel puțin 30 de zile înainte.

Furnizorul nu răspunde pentru: daune indirecte, profit nerealizat sau pierderi de oportunitate; amenzi sau penalități rezultate din date incorecte, configurări greșite ori lipsa verificării de către Client; întreruperi cauzate de terți (furnizori de internet, autorități, servicii ANAF, forță majoră).

Răspunderea totală a Furnizorului este limitată la sumele plătite de Client în ultimele 12 luni pentru abonament, cu excepția cazurilor în care legea nu permite limitarea (dol, culpă gravă).

Furnizorul poate suspenda accesul în caz de neplată, încălcare gravă a Termenilor sau risc de securitate, cu notificare prealabilă când este posibil. Clientul poate înceta oricând utilizarea; abonamentul rămâne activ până la finalul perioadei plătite.

La încetare, Clientul își poate exporta datele. Ștergerea definitivă se face la cererea expresă a titularului, cu respectarea termenelor legale de păstrare a documentelor financiar-contabile.

Termenii pot fi actualizați; modificările importante se notifică cu cel puțin 30 de zile înainte. Continuarea utilizării după această dată valorează acceptare.

Se aplică legea română. Litigiile se soluționează pe cale amiabilă, iar în lipsa unei înțelegeri, de instanțele competente din România. Consumatorii pot apela și la ANPC sau la platforma europeană SOL.